Il peut arriver que l’entrepreneur soit obligé de déménager son entreprise. Le déménagement s’accompagne pourtant de nombreuses contraintes et de changements. Si vous vous trouvez dans cette situation, tout savoir du déménagement professionnel peut vous aider.
Les étapes du déménagement professionnel
Comme pour les particuliers, avant de déménager, l’entreprise doit trouver de nouveaux locaux pour l’abriter. Il faut choisir des locaux adaptés aux besoins de la société et du personnel. Pour trouver des locaux répondant à toutes vos exigences, il faut passer par des professionnels : une agence immobilière ou bien une société de domiciliation. Sollicitez les services d’un professionnel qui connait très bien la ville où vous comptez déménager votre entreprise. Si vous sollicitez les services d’une société de domiciliation, vous pourrez disposer d’une boîte aux lettres dans votre ville actuelle et continuer à recevoir vos courriers en attendant d’avoir vos nouvelles coordonnées. Elle peut vous les réexpédier définitivement suivant vos exigences. Cette même entreprise spécialisée peut d’ailleurs trouver pour vous une adresse de prestige dans la ville de déménagement.
Par la suite, informez tous vos interlocuteurs de votre changement de coordonnées. Les premiers qui doivent en être informés sont vos employés. Il faudra aussi informer vos fournisseurs, prestataires, clients, etc. Pour les employés, le déménagement peut s’accompagner de contraintes. Dans ce cas là, le dialogue est important afin de rassurer tout le monde.
Le préavis est nécessaire quand on souhaite déménager son entreprise et qu’elle a conclut un bail. Il convient, en effet, de respecter toutes les clauses du contrat de bail. N’oubliez pas de déposer le préavis à temps par lettre recommandée ou par le biais d’un huissier. Respecter le délai du préavis est une obligation, dans le cas contraire, vous pouvez avoir des problèmes avec le propriétaire. Une autre étape importante du déménagement professionnel, celle relative à votre ligne téléphonique et votre connexion Internet. Aujourd’hui, il est possible de garder le même numéro et la même connexion Internet. Cela vous évite les longues démarches liées à l’abonnement et le réabonnement. Il faut savoir que les contraintes relatives au coût de désabonnement et réabonnement peuvent être importantes.
L’organisation du déménagement
Le déménagement professionnel ne se fait pas du jour au lendemain, il faut s’organiser. Vous avez réalisé les diverses étapes citées plus haut ? Il faut remplir d’autres formalités administratives auprès de votre compagnie d’assurance. Faites de même avec l’EDF et toute autre entité avec laquelle vous avez conclu un contrat. Il vous faut aussi trouver un déménageur professionnel qui se chargera le jour J de transporter tous vos équipements et matériels. Au préalable, n’hésitez pas à demander un devis afin de pouvoir préparer le budget nécessaire au déménagement. Il est d’ailleurs recommandé de dresser un cahier de charges car cela vous permet de tout inventorier.
Lorsque vous obtenez votre nouvelle adresse, la mise à jour est requise afin que le déménagement soit vraiment pris en compte. La mise à jour doit être faite auprès de certains organismes comme l’Ursaaf ou les assurances. Tous vos documents officiels doivent aussi être modifiés à savoir les cartes de visites, les factures, les devis et tout autre document mentionnant votre adresse.
Opter pour la domiciliation commerciale
Vous devez savoir qu’un déménagement entraînant un transfert de siège social vous oblige à réaliser une déclaration auprès du CFE ou Centre des formalités des entreprises. Votre immatriculation auprès du RCS doit d’ailleurs subir un changement, tout comme le numéro de Kbis à la Préfecture. Il est tout à fait légal d’avoir un lieu d’exercice dans une ville et domicilier son siège social dans une autre, voire même dans un autre pays. Pour cela, la domiciliation commerciale s’avère être la solution idéale. Cette solution vous permet de garder votre lieu d’exercice actuel et de ne pas déménager. Pour domicilier votre siège social ailleurs, vous devez trouver une société de domiciliation qui hébergera votre siège social dans ses locaux. Inutile d’investir dans un local et souscrire un bail onéreux. La société de domiciliation vous offre la possibilité de disposer d’une adresse de standing, d’un bureau virtuel mais aussi de bureau physiques et de salle de réunion en cas de besoin.
