Il peut arriver que l’on ne soit pas là pour recevoir les courriers recommandés. La solution dans ce cas là est de confier la réception à une personne de confiance. Pour cela, il faut lui accorder la procuration postale. Qu’est-ce que c’est et quelles sont les démarches à accomplir.
Définition de la procuration postale
Cette pratique se définit par le fait d’accorder à une tierce personne l’autorisation de réceptionner vos courriers à votre place. Elle est idéale pour les personnes qui voyagent souvent ou qui fait un va-et-vient entre deux villes. Elle est aussi adaptée pour les personnes sans domicile fixe et qui ne souhaitent manquer aucune de leurs aides sociales. En gros, toutes les personnes qui s’absentent souvent de leur domicile sont invitées à recourir à la procuration postale. De ce fait, il convient de bien choisir la personne à qui la confier : elle doit être une personne de confiance. Vous pouvez la choisir parmi votre famille, vos amis ou vos voisins. Cette solution n’est pas uniquement réservée aux particuliers, les entreprises peuvent aussi y recourir pour recevoir leurs courriers et temps. Cela évite d’ailleurs de perdre les courriers, surtout ceux qui sont classés importants.
Pour une entreprise, il faut se tourner vers une société de domiciliation. Celle-ci se charge de réceptionner l’ensemble de ses courriers administratifs : ceux qui atterrissent dans la boîte de domiciliation. En fait, elle assure toute la gestion de courriers de l’entreprise et peut donc proposer diverses prestations supplémentaires notamment :
• La numérisation des courriers
• La réexpédition des courriers : à la fréquence désirée et aux adresses préalablement définies
Tous les détails sont définis dans le contrat de domiciliation, vous devez lire les clauses du contrat attentivement. La procuration postale pour les entreprises est une solution qui leur permet d’alléger leurs tâches administratives. Ce qui leur accorde un gain de temps considérable afin de se concentrer sur leur activité. La procuration postale est tout de suite accordée à l’entreprise domiciliataire dès le moment ou le contrat de domiciliation est établit entre les deux parties. Tous les entrepreneurs et entreprise peuvent en bénéficier, ils ne sont pas obligés de disposer d’un service de courrier dédié : la société de domiciliation se charge de tout et elle est toujours là pour recevoir les courriers en tout temps. L’adresse divulguée aux contacts sera officiellement son adresse commerciale et administrative.
Les démarches pour la procuration postale des entreprises
La démarche est simple pour obtenir une procuration postale pour une société. Une demande doit être faite à la Poste. Elle peut être réalisée en ligne depuis le site Internet de la Poste où vous trouverez un formulaire que vous devez remplir. Votre signature n’est pas exigée, par contre, il faut mentionner toutes les informations concernant votre société et celles relatives aux mandataires. Précisez également toutes les actions qu’ils sont autorisés à faire avec vos courriers (réception, réexpédition). La personne (morale ou physique) qui signera le formulaire devient votre représentant légal vis-à-vis de la Poste. Si vous confiez la procuration postale à une société de domiciliation, envoyez-lui le formulaire de procuration et elle le signera en tant que mandataire désigné par vos soins. A elle de l’envoyer ensuite à la Poste.
La domiciliation commerciale est actuellement une solution particulièrement prisée par les entreprises car elle offre à une entreprise qui exerce dans une ville d’avoir son siège social dans une autre, voir même dans un pays. Le plus grand avantage est de pouvoir disposer d’une adresse commerciale et administrative de prestige. Celle-ci offre une image d’exception à la société et lui permet de recevoir ses courriers à temps, au moment de la livraison par la Poste. Il convient de choisir une bonne société de domiciliation capable de prendre en charge toute la gestion de vos courriers : réception, réexpédition, numérisation, classement, stockage, etc. Bénéficiez également d’autres services supplémentaires comme la permanence téléphonique et la numérisation des données sur le Cloud. Avec la domiciliation commerciale, vous n’avez pas besoin de louer un local professionnel pour abriter votre société, la société de domiciliation peut mettre à votre disposition une salle de réunion et un bureau équipé si vous en avez besoin.
